Khi hoạt động thiện nguyện của một nhóm, một gia đình hay một doanh nghiệp đủ lớn và đủ lâu dài, câu hỏi thành lập quỹ thường được đặt ra. Quỹ giúp hoạt động có tư cách pháp lý, tài khoản riêng, cơ chế quản trị và giám sát rõ ràng.
Theo nguyên tắc chung, thành lập quỹ thường đi qua các bước: xác định mục đích và phạm vi, chuẩn bị sáng lập viên và tài sản đóng góp ban đầu, soạn điều lệ và hồ sơ, nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, rồi sau khi được cho phép thì công bố, mở tài khoản, tổ chức bộ máy và bắt đầu hoạt động.
Bài viết này giới thiệu các bước ở mức khái quát để bạn hình dung khối lượng công việc. Bài viết này chỉ trình bày nguyên tắc chung để bạn đọc dễ hình dung, không phải tư vấn pháp lý. Quy định có thể thay đổi; hãy kiểm tra văn bản pháp luật hiện hành và hỏi cơ quan có thẩm quyền hoặc luật sư trước khi quyết định.
Trước khi bắt đầu thủ tục
Câu hỏi quan trọng nhất không phải là "thủ tục thế nào" mà là "có nên lập quỹ không". Lập quỹ đòi hỏi cam kết dài hạn, nguồn lực ổn định, người điều hành có năng lực và sự sẵn sàng chấp nhận giám sát, báo cáo.
Nếu hoạt động còn nhỏ, chưa đều đặn, việc hợp tác với một quỹ có sẵn hoặc duy trì nhóm thiện nguyện minh bạch có thể phù hợp hơn. Lập quỹ rồi để quỹ "nằm trên giấy" vừa tốn kém vừa làm mất uy tín.
Nên dành thời gian trả lời rõ: quỹ phục vụ ai, giải quyết vấn đề gì, hoạt động ở phạm vi nào, nguồn tiền đến từ đâu, ai điều hành, sau năm năm quỹ muốn đạt được điều gì.
Khi đã chắc chắn, hãy tìm hiểu kỹ văn bản pháp luật hiện hành và tham khảo ý kiến luật sư hoặc người đã từng làm thủ tục.
Các bước chính theo nguyên tắc chung
Xác định tôn chỉ, mục đích. Lĩnh vực hoạt động, đối tượng hỗ trợ.
Xác định phạm vi hoạt động. Toàn quốc, liên tỉnh, cấp tỉnh hay cấp cơ sở; quyết định cơ quan cấp phép.
Chọn tên quỹ. Đúng quy định đặt tên, không trùng, không gây nhầm lẫn.
Ban sáng lập. Những cá nhân, tổ chức đủ điều kiện theo quy định.
Tài sản đóng góp ban đầu. Mức tối thiểu tuỳ phạm vi, theo quy định hiện hành.
Soạn dự thảo điều lệ. Theo nội dung bắt buộc của quy định.
Chuẩn bị hồ sơ. Đơn đề nghị, điều lệ, giấy tờ sáng lập viên, xác nhận tài sản.
Nộp hồ sơ. Tại cơ quan có thẩm quyền theo phạm vi hoạt động.
Bổ sung khi được yêu cầu. Hồ sơ có thể cần chỉnh sửa.
Nhận quyết định cho phép thành lập. Kèm công nhận điều lệ, hội đồng quản lý.
Công bố, đăng ký hoạt động. Theo yêu cầu của quy định.
Sau khi được cho phép thành lập
Mở tài khoản đứng tên quỹ. Tách bạch hoàn toàn với tài khoản cá nhân.
Chuyển tài sản ban đầu. Đúng cam kết trong hồ sơ.
Khắc dấu, đăng ký thuế. Theo quy định áp dụng.
Tổ chức hội đồng quản lý. Họp phiên đầu, phân công trách nhiệm.
Bổ nhiệm người điều hành. Giám đốc, kế toán.
Ban hành quy chế nội bộ. Chi tiêu, xung đột lợi ích, bảo vệ dữ liệu.
Thiết lập sổ sách kế toán. Theo chế độ kế toán phù hợp.
Kế hoạch hoạt động năm đầu. Mục tiêu, ngân sách, chương trình.
Kênh thông tin chính thức. Nơi công bố thông tin, báo cáo.
Lịch báo cáo. Nắm rõ nghĩa vụ báo cáo định kỳ với cơ quan quản lý.
Lưu trữ hồ sơ. Giấy phép, điều lệ, biên bản họp.
Những lưu ý thường bị bỏ qua
Tài sản ban đầu là của quỹ. Không rút lại như vốn kinh doanh.
Điều lệ ràng buộc hoạt động. Hoạt động ngoài điều lệ có thể vi phạm.
Phạm vi địa lý. Quỹ cấp tỉnh hoạt động ngoài phạm vi cần tuân thủ quy định.
Chi phí vận hành. Kế toán, nhân sự, kiểm tra, báo cáo.
Thời gian thủ tục. Có thể kéo dài; nên chuẩn bị sớm.
Thay đổi điều lệ. Cần thủ tục được chấp thuận.
Hoạt động không đều có thể bị xử lý. Quỹ không hoạt động lâu có thể bị đình chỉ, giải thể theo quy định.
Trách nhiệm cá nhân. Người quản lý vẫn chịu trách nhiệm nếu làm sai.
Tên tuổi người sáng lập. Quỹ không phải tài sản riêng của gia đình.
Nhận tài trợ nước ngoài. Có thể có quy định riêng cần tìm hiểu.
Kế nhiệm. Kế hoạch khi người sáng lập không còn tham gia.
Lời nhắn từ chúng tôi
Thiện Mỹ Foundation chia sẻ các bước này như một bức tranh khái quát để người đọc hình dung, không phải hướng dẫn thủ tục chính thức và không mô tả quá trình thành lập của bất kỳ quỹ cụ thể nào.
Thủ tục, điều kiện về sáng lập viên, mức tài sản tối thiểu, thẩm quyền cấp phép và nghĩa vụ báo cáo được quy định cụ thể trong văn bản pháp luật hiện hành, và có thể thay đổi. Hãy đọc kỹ văn bản, hỏi cơ quan có thẩm quyền và tham khảo luật sư trước khi tiến hành.
Chúng tôi tin rằng thành lập quỹ là một cam kết với cộng đồng, không phải một danh hiệu. Một quỹ nhỏ hoạt động đều đặn, minh bạch có giá trị hơn một quỹ lớn chỉ tồn tại trên giấy.
Nếu bạn đang cân nhắc, hãy bắt đầu bằng việc viết ra một trang về điều quỹ của bạn muốn thay đổi trong năm năm tới. Nếu trang giấy đó rõ ràng, các bước còn lại sẽ dễ dàng hơn.
Câu hỏi thường gặp
Thành lập quỹ từ thiện cần những gì?
Theo nguyên tắc chung cần xác định tôn chỉ, phạm vi, có ban sáng lập đủ điều kiện, tài sản đóng góp ban đầu theo quy định, dự thảo điều lệ và hồ sơ nộp cơ quan có thẩm quyền. Chi tiết cần đối chiếu văn bản hiện hành.
Cơ quan nào cấp phép thành lập quỹ?
Tuỳ phạm vi hoạt động của quỹ, thẩm quyền thuộc cơ quan trung ương hoặc địa phương tương ứng theo quy định hiện hành.
Tài sản đóng góp ban đầu có rút lại được không?
Thông thường không. Tài sản đã đóng góp thuộc về quỹ và phải dùng cho mục đích của quỹ theo điều lệ và quy định.
Thành lập quỹ mất bao lâu?
Tuỳ hồ sơ và cơ quan xử lý; có thể cần bổ sung, chỉnh sửa. Nên chuẩn bị sớm và tham khảo người có kinh nghiệm.
Có nên tự làm thủ tục hay nhờ luật sư?
Có thể tự làm nếu hiểu rõ quy định, nhưng nhờ luật sư hoặc người có kinh nghiệm giúp giảm sai sót, nhất là khi soạn điều lệ và hồ sơ.
