Khi doanh nghiệp tài trợ cho giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai hay cho một quỹ xã hội, câu hỏi thường gặp là: khoản này có được tính vào chi phí khi tính thuế không? Khi tổ chức nhận tài trợ, câu hỏi lại là: phải hạch toán, báo cáo thế nào?
Nguyên tắc chung là khoản chi tài trợ của doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí khi đáp ứng các điều kiện về đối tượng nhận, mục đích và hồ sơ theo quy định thuế; tổ chức nhận cần hạch toán, quản lý và sử dụng đúng mục đích; mọi bên đều nên giữ chứng từ đầy đủ. Chi tiết như đối tượng nào được chấp nhận, hồ sơ gồm những gì luôn phải đối chiếu quy định hiện hành.
Bài viết này trình bày những nguyên tắc khái quát để người đọc biết cần hỏi gì và chuẩn bị gì. Đây là nguyên tắc chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý; quy định có thể thay đổi, hãy kiểm tra văn bản hiện hành và hỏi cơ quan có thẩm quyền, kế toán hoặc luật sư.
Vì sao thuế là chuyện cần tính từ đầu
Nhiều doanh nghiệp tài trợ xong mới hỏi kế toán về thuế, và phát hiện khoản tài trợ không đủ điều kiện tính vào chi phí vì thiếu hồ sơ hoặc đối tượng nhận không thuộc diện được chấp nhận. Lúc đó, việc bổ sung có khi không còn kịp.
Với tổ chức nhận, việc không hạch toán đúng các khoản tài trợ có thể dẫn tới sai sót trong báo cáo tài chính, báo cáo với cơ quan quản lý và làm giảm niềm tin của nhà tài trợ.
Tính chuyện thuế từ đầu không làm việc cho đi bớt chân thành. Nó chỉ giúp hai bên làm đúng, tránh rủi ro và giữ được mối quan hệ lâu dài.
Điều quan trọng là phân biệt rõ: tài trợ thật (không đòi lợi ích đổi lại) khác với chi phí quảng cáo, tài trợ sự kiện có điều kiện quảng bá. Hai loại này thường được xử lý khác nhau về thuế.
Nguyên tắc chung cho bên tài trợ
Kiểm tra điều kiện trước khi tài trợ. Đối tượng, lĩnh vực nào được chấp nhận theo quy định hiện hành.
Tài trợ qua tổ chức có tư cách phù hợp. Một số trường hợp yêu cầu tài trợ qua tổ chức có chức năng huy động tài trợ.
Hồ sơ đầy đủ. Thường gồm biên bản xác nhận tài trợ, chứng từ chuyển tiền, hoá đơn hàng hoá nếu tài trợ hiện vật.
Biên bản có xác nhận của bên nhận. Ghi rõ giá trị, mục đích, thời gian.
Tài trợ hiện vật. Xác định giá trị hợp lý, có chứng từ mua hoặc giá vốn.
Phân biệt tài trợ và quảng cáo. Khoản có điều kiện quảng bá thương hiệu thường không phải tài trợ thuần.
Không nhận lại lợi ích. Tài trợ đổi lấy hợp đồng, ưu đãi có thể bị xem là giao dịch khác.
Hỏi kế toán, tư vấn thuế. Trước khi ký cam kết tài trợ lớn.
Lưu chứng từ. Trong thời hạn lưu trữ theo quy định.
Cá nhân tài trợ. Quy định về thuế thu nhập cá nhân liên quan đến từ thiện có thể khác; cần tìm hiểu riêng.
Minh bạch nội bộ. Hội đồng, lãnh đạo phê duyệt khoản tài trợ theo quy chế.
Nguyên tắc chung cho tổ chức nhận
Ghi nhận đúng khoản tài trợ. Phân biệt tài trợ có điều kiện và không điều kiện.
Cấp xác nhận cho nhà tài trợ. Biên bản, thư xác nhận theo mẫu phù hợp.
Sử dụng đúng mục đích. Nhất là khoản nhà tài trợ đã chỉ định.
Báo cáo cho nhà tài trợ. Tiền đã dùng vào việc gì, kết quả ra sao.
Hạch toán theo chế độ kế toán áp dụng. Cho tổ chức phi lợi nhuận, quỹ.
Tìm hiểu nghĩa vụ thuế của tổ chức. Một số hoạt động có thu của tổ chức có thể phát sinh nghĩa vụ thuế.
Tài trợ hiện vật. Ghi nhận, quản lý, phân phối có biên bản.
Tài trợ nước ngoài. Có thể có quy định riêng về tiếp nhận, quản lý.
Lưu hồ sơ. Sẵn sàng cho kiểm tra, kiểm toán.
Không xác nhận khống. Không ký biên bản giá trị cao hơn thực nhận.
Công khai theo quy định. Báo cáo tài chính, danh sách tài trợ khi phù hợp.
Những sai lầm thường gặp
Tài trợ xong mới hỏi thuế. Thiếu hồ sơ không bổ sung kịp.
Biên bản thiếu thông tin. Không ghi rõ mục đích, giá trị, người nhận.
Tài trợ cho cá nhân không qua kênh phù hợp. Có thể không đáp ứng điều kiện tính chi phí.
Trộn tài trợ với quảng cáo. Không phân biệt rõ ràng trong hợp đồng.
Định giá hiện vật tuỳ tiện. Lấy giá bán lẻ cao thay vì giá trị hợp lý.
Xác nhận khống. Rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho cả hai bên.
Chuyển tiền mặt không chứng từ. Khó chứng minh.
Không theo dõi việc sử dụng. Nhà tài trợ không biết tiền đi đâu.
Dựa vào thông tin cũ. Quy định đã thay đổi mà không cập nhật.
Tin lời truyền miệng. "Tài trợ gì cũng được trừ thuế" là hiểu lầm phổ biến.
Bỏ qua tư vấn chuyên môn. Với khoản lớn, chi phí tư vấn rất nhỏ so với rủi ro.
Lời nhắn từ chúng tôi
Thiện Mỹ Foundation chia sẻ những nguyên tắc chung này để người cho và tổ chức nhận biết cần chuẩn bị gì, không phải để thay thế ý kiến của kế toán, tư vấn thuế hay cơ quan thuế.
Quy định về chi phí được trừ, hồ sơ chứng minh khoản tài trợ, nghĩa vụ thuế của tổ chức phi lợi nhuận và thuế thu nhập cá nhân liên quan đến từ thiện có thể thay đổi theo thời gian. Mọi quyết định cụ thể nên dựa trên văn bản hiện hành và tư vấn chuyên môn.
Chúng tôi không đưa ra con số, tỷ lệ hay mẫu biểu cụ thể trong bài viết này, vì những thông tin đó cần được lấy từ nguồn chính thức, đúng thời điểm.
Lời khuyên đơn giản nhất: trước khi ký một cam kết tài trợ, hãy hỏi kế toán của bạn một câu — "Khoản này cần hồ sơ gì?". Câu hỏi đó tiết kiệm cho bạn rất nhiều rắc rối về sau.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp tài trợ có được tính vào chi phí khi tính thuế không?
Có thể, nếu khoản tài trợ đáp ứng điều kiện về đối tượng, mục đích và hồ sơ theo quy định thuế hiện hành. Doanh nghiệp nên hỏi kế toán, cơ quan thuế trước khi tài trợ.
Hồ sơ tài trợ thường gồm những gì?
Thường gồm biên bản xác nhận tài trợ có xác nhận của bên nhận, chứng từ chuyển tiền hoặc hoá đơn hàng hoá nếu tài trợ hiện vật. Yêu cầu cụ thể theo quy định hiện hành.
Tài trợ kèm quảng bá thương hiệu có phải là tài trợ không?
Khoản có điều kiện quảng bá thường được xem như chi phí quảng cáo hoặc giao dịch khác, không phải tài trợ thuần tuý, và có thể được xử lý khác về thuế.
Tổ chức nhận tài trợ có phải nộp thuế không?
Tuỳ loại tổ chức và loại hoạt động. Một số hoạt động có thu có thể phát sinh nghĩa vụ thuế; tổ chức nên tìm hiểu quy định áp dụng cho mình.
Cá nhân làm từ thiện có được giảm thuế không?
Quy định về thuế thu nhập cá nhân liên quan đến khoản đóng góp từ thiện có điều kiện riêng. Cá nhân nên tìm hiểu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế.
